第一章总则

第一条为加强我校教职工干部人事档案管理，提高规范化、科学化管理水平，更好地为学校建设与发展服务，根据《中华人民共和国档案法》《干部人事档案工作条例》等国家有关法律法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条干部人事档案是组织、人事等有关部门，按照党的干部政策和工作方针，在培养、选拔、考核和任用教职工工作中，形成的记载教职工个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的材料，是为选贤举能，知人善任，历史地全面地考察了解和和选拔使用教职工的重要依据。

第三条在干部人事档案管理工作中，贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度，坚持干部人事档案的真实性、完整性、机密性原则，严密保管，确保教职工档案的完整与安全。

第四条干部人事档案工作由组织部、人事处共同负责，统一协调，在职责范围内各司其责。

第二章收集归档内容及分类

第五条收集归档范围及分类

1.履历类材料。主要有《干部履历表》和干部简历等材料。

2.自传和思想类材料。主要有自传、参加党的重大教育活动情况和重要党性分析、重要思想汇报等材料。

3.考核鉴定类材料。主要有平时考核、年度考核、专项考核、任（聘）期考核，工作鉴定，重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现，援派、挂职锻炼考核鉴定，党组织书记抓基层党建评价意见等材料。

4.学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训类材料。主要有中学以来取得的学历学位，职业（任职）资格和评聘专业技术职务（职称），当选院士、入选重大人才工程，发明创造、科研成果获奖、著作译著和有重大影响的论文目录，政策理论、业务知识、文化素养培训和技能训练情况等材料。

5.政审、审计和审核类材料。主要有政治历史情况审查，领导干部经济责任审计和自然资源资产离任审计的审计结果及整改情况、履行干部选拔任用工作职责离任检查结果及说明，证明，干部基本信息审核认定、干部人事档案任前审核登记表，廉洁从业结论性评价等材料。

6.党、团类材料。主要有《中国共产党入党志愿书》、入党申请书、转正申请书、培养教育考察，党员登记表，停止党籍、恢复党籍，退党、脱党，保留组织关系、恢复组织生活，《中国共产主义青年团入团志愿书》、入团申请书，加入或者退出民主党派等材料。

7.表彰奖励类材料。主要有表彰和嘉奖、记功、授予荣誉称号，先进事迹以及撤销奖励等材料。

8.违规违纪违法处理处分类材料。主要有党纪政务处分，组织处理，法院刑事判决书、裁定书，公安机关有关行政处理决定，有关行业监管部门对干部有失诚信、违反法律和行政法规等行为形成的记录，人民法院认定的被执行人失信信息等材料。

9.工资、任免、出国和会议代表类材料。主要有工资待遇审批、参加社会保险，录用、聘用、招用、入伍、考察、任免、调配、军队转业（复员）安置、退（离）休、辞职、辞退，公务员（参照公务员法管理人员）登记、遴选、选调、调任、职级晋升，职务、职级套改，事业单位管理岗位职员等级晋升，出国（境）审批，当选党的代表大会、人民代表大会、政协会议、群团组织代表会议、民主党派代表会议等会议代表（委员）及相关职务等材料。

10.其他可供组织参考的材料。主要有毕业生就业报到证、派遣证，工作调动介绍信，国（境）外永久居留资格、长期居留许可等证件有关内容的复印件和体检表等材料。

第三章 收集归档要求

第六条归档的干部人事档案材料，应真实、完整、规范和及时。

1.真实指档案材料由法定作者形成，材料文字清楚，所指对象明确，材料内容符合干部的客观实际。

2.完整是要将记载教职工本人德、能、勤、绩、廉的各方面材料收集齐全，数量要适当。

3.规范是要保证档案材料收集工作质量，归档的材料必须是办理完毕的正式材料。手续必须完备，凡规定需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入干部人事档案。

4.及时就是要随时注意收集需要归档的材料，做到随办、随收、随审、随归。在接收之日起一个月内必须放入本人档案，一年内整理归档。

第七条档案材料必须使用国际标准A4型(长297毫米，宽210毫米)的公文用纸，材料左边应留有25毫米装订边。字迹材料应当符合档案保护要求。文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸书写。

第八条归档材料一般不得使用复制件，但对确需要复制件存档的如各类证书、证件、全国统考成绩单等特殊情况，必须在复制件上注明出处、复制时间，并加盖材料出具单位或教职工人事关系所在单位组织人事部门的印章，以确保复制材料的真实、有效。

第九条形成干部人事档案材料的部门，在形成正式材料后的一个月内，按要求把应归档的材料送交组织人事部门归档，并形成制度。在移交档案材料时，必须填写《干部人事档案材料归档移交清单》（见附件1），移交清单一式两份，双方各持一份。

第十条干部人事档案管理部门应经常了解和掌握形成干部人事档案材料信息，沟通渠道，建立联系制度，不失时机地向形成材料的部门收集、催缴应归档的材料。

第十一条干部人事档案管理部门应认真鉴定归档材料，发现不符合归档要求的，要及时通知形成档案材料的部门，补交材料或补办手续。

第十二条干部人事档案管理部门应对干部人事档案进行专项审核，确保信息的真实准确后按干部人事档案整理类别规定整理成册，并完成干部人事档案的数字化。

第四章档案管理

第十三条按照安全保密、便于查找的原则要求，对干部人事档案应严密、科学地保管，确保干部人事档案的绝对安全。

第十四条设置档案管理机构，设立档案管理专职人员，对学校权限范围内的干部人事档案实行集中统一管理。

第十五条查阅、借阅、转入和转出干部人事档案应按规定办理审批和登记手续，有案可查，并要按保密规定做好保密工作，严格按照查阅档案注意事项办事。

第十六条干部人事档案管理工作人员，必须忠于职守、坚持原则，熟悉业务、掌握政策、认真鉴别、严格把关、保守机密，严格按照档案管理工作的各项规章制度办事。

第十七条干部人事档案管理人员应严格遵守党和国家的保密制度，实行回避管理制度，不得保管自己及亲属的档案，不准向无关人员谈论档案内容，不准携带干部人事档案材料进入公共场所。

第十八条严格执行档案库房管理规定，做好“八防”和“三铁一器”工作，确保档案安全。

第五章档案利用

第十九条查阅者范围

1.查阅干部人事档案，须经学校组织或人事部门审批，查档人员必须为中共党员。任何个人不得查阅本人及其亲属、主要社会关系的干部人事档案。

2.查阅副处以上级别的干部档案须经党委组织部批准。

3.校外单位一般不得直接查阅学校干部人事档案，如确因工作需要，须先经学校人事处负责人批准，涉及处级以上教职工须由组织部负责人批准办理相应手续方可查阅。

第二十条查阅事由

1.凡涉及教职工本人入党、出国、升学、任免、考察、审查、调动、离退休、组织处理、工资、福利待遇、治丧等事宜，需要了解情况时，可查阅干部人事档案。

2.与他人案件有密切关系，而该教职工已经死亡或因病不能口述和书写，无法直接提供情况以及其他特殊原因，须查阅其档案取得证明材料的，可允许查阅。

3.编写史、志、传记等，一般不得查阅教职工档案，可直接向本人采访，如该同志已经死亡或因年迈丧失记忆，有病不能口述、书写者，可查阅其履历和自传材料。

4.凡报考硕士、博士研究生需要复印本人成绩，经学校审批同意报考后，填写干部人事档案查阅审批表办理。

5.公安、检察院、法院、国家安全部门，因业务工作需要出具书面手续后，经组织人事部门负责人批准可以查阅人事档案。因公证的需要，须查阅档案的，经人事部门负责人批准，可以查阅干部人事档案的履历、自传部分。

第二十一条查阅外借手续及审批权限

1.需查阅干部人事档案的单位应填写《干部人事档案查阅审批表》（见附件2），填写清楚查阅人和被查阅人的姓名、单位和职务、政治面貌及查阅理由，由查阅单位主要负责人签署意见并加盖公章，然后由组织人事部门负责人签字后方可查阅。

2.考虑到档案的安全，干部人事档案一般不外借，如确因工作需要，必须填写《干部人事档案借阅审批表》（见附件3），经组织人事部门负责人审核，主管校领导批准后方可外借，借出时间一般不超过3天，特殊需要（如省委组织部考察干部需要等）可适当延长，但最长不超过15天。

3.档案借出前，需认真登记，借档人必须签名。归还时，应认真核对无误后并在外借登记册上注销。

第二十二条查借阅干部人事档案注意事项

1.查阅干部人事档案人员，应在指定地点阅档。不准向无关人员泄露档案内容。

2.查档人员应爱护档案，不准在档案材料上划圈、批注、涂改、折叠、损坏，不准将档案拆散、撤换。阅档时严禁吸烟、喝水，严防损坏和污染档案材料。如不慎损坏了档案材料，应及时报告管理人员，以便采取补救措施。

3.借用的干部人事档案要妥善保管、严格保密,不得转借，不得复制，违规者应严肃处理。

4.“调查证明材料介绍信”“函调证明材料”和其它联系工作介绍信，不能用于查阅教职工档案。

5.查阅档案必须实行回避制，不得查阅本人及其亲属的档案，违规者应严肃处理。

第二十三条查档人员必须严格按照规定办理查借阅手续，严格遵守保密制度和查借阅规定，不得泄露或擅自向外公布档案内容；凡不符合查借阅档案手续，档案管理人员有权拒绝。

第二十四条查借阅档案的单位或个人，不得擅自拍摄、复制档案内容。因工作需要从档案中取证的必须经组织人事部门负责人批准后才能拍摄、复制。

第二十五条因工作需要，必须摘记档案内容时，要经组织人事部门负责人同意。摘记材料要妥善保管。

第二十六条干部人事档案材料形成部门、干部人事档案管理人员必须遵守以下纪律：

1.不准以任何借口涂改、伪造档案材料；

2.不准将应归档材料据为已有或者拒绝、拖延归档；

3.不准将本规定所列归档范围之外的材料擅自归档；

4.不准将虚假材料和不符合归档要求的材料归入档案；

5.不准私自、指使或者允许他人抽取、撤换或销毁档案材料。

第二十七条对违反干部人事档案材料收集归档工作纪律的，视其性质、情节轻重和造成的后果，对负有主要责任的领导人员和直接责任人员进行批评教育，或给予党纪、政纪处分。其中，干部人事档案管理人员参与涂改、撤换、伪造、私存、外带档案材料或擅自查阅、复印、拍照以及泄密、遗失的，要从严处理。

第六章档案转递

第二十八条凡接收的干部人事档案，由人事处审核、登记并及时寄回回执单。如发现档案中有短缺材料应及时催收。所接收的干部人事档案材料应在一个月之内入库，办理交接书面手续。

第二十九条因调离等原因需要转递档案，需填写《干部人事档案调档审批表》（见附件4），办理相关审批手续后方可密封档案，及时将档案转至新的主管单位。转递档案应遵循以下规定：

1.干部人事档案应通过机要交通转递，不准公开邮寄或交干部本人自带。

2.转递干部人事档案，必须按《干部人事档案材料转递单》项目详细登记，严密包封，并以机要件转递或派党员干部专人送取。

3.转出的干部人事档案，内容必须完整齐全，并按规定装订，不得扣留材料或分批转出。逾期一个月未收到回执，应发信和电话催问，以防丢失。